کار تیمی همیشه از مجموعه‌ای از وظایف و رکوردها تشکیل نمی‌شود. بخش مهمی از همکاری در یک سازمان در گفتگوهای کوتاه، هماهنگی‌های روزانه، جلسات تیمی و ارتباط مستقیم میان اعضای تیم اتفاق می‌افتد.
مخصوصاً در تیم‌های دورکار یا سازمان‌هایی که افراد در چند محل مختلف فعالیت می‌کنند، بخش زیادی از این ارتباط از محیط فیزیکی شرکت خارج شده است. ابزارهای تماس و جلسهٔ آنلاین این فاصله را کمتر کرده‌اند، اما معمولاً خودشان یک محیط جدا هستند.
دفتر مجازی Connect در Biz برای نزدیک‌تر کردن این دو بخش ساخته شده است: فضای کاری سازمان و فضای ارتباط زندهٔ اعضای تیم.
دفتر مجازی با جلسهٔ آنلاین چه تفاوتی دارد؟
یک جلسهٔ آنلاین معمولاً یک اتفاق موقت است. لینکی ساخته می‌شود، چند نفر وارد می‌شوند، جلسه برگزار می‌شود و بعد از پایان تماس آن فضا عملاً تمام می‌شود.
اما دفتر مجازی مفهوم متفاوتی دارد. دفتر می‌تواند بخشی از ساختار سازمان باشد؛ فضایی مشخص که اعضای معینی به آن تعلق دارند و می‌توانند از طریق همان فضای کاری وارد ارتباط آنلاین شوند.
در Connect می‌توان برای سازمان دفترهای مجازی تعریف کرد، اعضای هر دفتر را مشخص کرد و دسترسی‌ها را بر اساس ساختار همان سازمان مدیریت کرد.
چند تیم، چند دفتر مجازی
همهٔ اعضای یک سازمان لزوماً در یک فضای کاری مشترک فعالیت نمی‌کنند. ممکن است تیم فروش، پشتیبانی، عملیات یا مدیریت هرکدام ساختار و اعضای متفاوتی داشته باشند.
Connect امکان تعریف چند دفتر مجازی را برای یک سازمان فراهم می‌کند. هر دفتر می‌تواند اعضای خودش را داشته باشد و عضویت کاربران در همان چارچوب سازمان مدیریت شود.
این ساختار می‌تواند برای نمونه بر اساس نیاز سازمان برای فضاهای زیر استفاده شود:
- تیم فروش
- تیم پشتیبانی
- واحد عملیات
- یک شعبه یا گروه کاری مشخص
دفتر مجازی به این ترتیب از یک اتاق عمومی برای همهٔ کاربران به فضایی تبدیل می‌شود که با شیوهٔ واقعی همکاری تیم‌ها هماهنگ‌تر است.
ورود از همان فضای کاری Biz
یکی از اصطکاک‌های رایج ابزارهای ارتباطی، جدا بودن هویت و محیط آن‌ها از سیستم اصلی سازمان است. کاربر وارد Biz است، اما برای یک جلسه باید دوباره سراغ سرویس دیگری برود یا از لینکی خارج از فضای کاری استفاده کند.
در Connect، ورود به فضای جلسه از Workspace انجام می‌شود. کاربر با هویت و دسترسی خودش در Biz وارد دفتر مجازی می‌شود و نیازی نیست برای استفاده از فضای Connect یک حساب مستقل و جداگانه داشته باشد.
عضویت و دسترسی بخشی از دفتر است
وقتی دفتر مجازی بخشی از ساختار سازمان باشد، مشخص بودن اعضا و سطح دسترسی اهمیت پیدا می‌کند.
در Connect عضویت کاربران در دفترهای مجازی قابل مدیریت است و دسترسی به امکانات مدیریتی نیز بر اساس مجوزهای Workspace کنترل می‌شود. فعال بودن خود قابلیت Connect نیز در سطح سازمان کنترل می‌شود.
در نتیجه، وجود دفتر مجازی به معنای ایجاد یک فضای عمومی خارج از ساختار Biz نیست؛ دفترها و اعضای آن‌ها در مرز همان سازمان باقی می‌مانند.
ارتباط آنلاین به محیط کار نزدیک‌تر می‌شود
فرض کنید اعضای یک تیم در طول روز در Biz با پروژه‌ها، وظایف، پروفایل‌ها و فرایندهای مختلف کار می‌کنند. در مدل معمول، زمانی که نیاز به گفتگو ایجاد می‌شود، جریان کار قطع می‌شود و ابزار تماس جداگانه‌ای وارد مسیر می‌شود.
Connect تلاش می‌کند بخشی از این رفت‌وبرگشت را حذف کند. دفتر مجازی از داخل همان Workspace در دسترس است؛ یعنی جایی که کاربر از قبل برای انجام کارهای سازمانی در آن حضور دارد.
هدف این نیست که جلسه جایگزین پروژه، وظیفه یا گردش‌کار شود. جلسه همچنان محل گفتگو و ارتباط زنده است و کارهای ساختاریافته در بخش‌های مربوط به خودشان انجام می‌شوند.
مناسب برای تیم‌های دورکار و ترکیبی
وقتی همهٔ اعضای تیم در یک دفتر فیزیکی حضور دارند، بسیاری از ارتباطات بدون برنامه‌ریزی اتفاق می‌افتند. در تیم‌های دورکار یا Hybrid، همین ارتباط ساده معمولاً به مجموعه‌ای از پیام‌ها، تماس‌ها و لینک‌های جلسه تبدیل می‌شود.
دفتر مجازی نمی‌تواند تمام ویژگی‌های حضور فیزیکی را بازسازی کند، اما می‌تواند یک نقطهٔ مشخص برای حضور آنلاین تیم ایجاد کند؛ فضایی شناخته‌شده برای ارتباط که در کنار محیط کاری سازمان قرار دارد.
دفتر مجازی بخشی از سازمان است، نه یک جزیرهٔ جدا
یکی از اصول مهم Connect این است که دفترهای مجازی از مرز سازمان جدا نشوند. دفتر و عضویت کاربران در محدودهٔ همان سازمان تعریف می‌شود و دسترسی مدیریتی نیز از طریق Biz کنترل می‌شود.
این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که یک سامانه میزبان چند سازمان باشد. اعضا، دفترها و دسترسی‌های یک سازمان نباید با سازمان دیگری مخلوط شوند.
از ابزار جلسه به فضای همکاری
تماس صوتی و تصویری بخش مهمی از Connect است، اما ارزش دفتر مجازی فقط در برگزاری یک تماس خلاصه نمی‌شود.
ایدهٔ اصلی این است که ارتباط زنده نیز مانند پروژه، وظیفه و گردش‌کار بتواند به محیط دیجیتال سازمان نزدیک‌تر شود. تیم یک فضای کاری دارد و در کنار آن فضایی برای حضور و گفتگو.
ارتباط تیم، در کنار کاری که انجام می‌شود
Biz تلاش می‌کند بخش‌های مختلف کار سازمان را در یک فضای کاری به هم نزدیک کند؛ از اطلاعات و پروژه‌ها گرفته تا وظایف، گردش‌کارها و گزارش‌ها. Connect بخش ارتباط زنده را به این مجموعه اضافه می‌کند.
دفترهای مجازی سازمان را تعریف کنید، اعضا را مشخص کنید و از همان Workspace وارد فضای ارتباط تیم شوید.
هدف ساده است: وقتی برای ادامهٔ کار نیاز به گفتگو دارید، فضای گفتگو از محیط کار شما دور نباشد.
برای آشنایی بیشتر با دفتر مجازی Connect، نحوهٔ فعال‌سازی، مدیریت دفترها و دسترسی کاربران، صفحهٔ معرفی Connect در Biz را ببینید.