در طول یک روز کاری، خیلی از سؤال‌ها بزرگ و پیچیده نیستند؛ اما پیدا کردن پاسخ آن‌ها زمان می‌برد. این کار را در Biz از کجا انجام بدهم؟ برای این فرایند باید سراغ کدام بخش بروم؟ این مرحله از گردش‌کار چه معنایی دارد؟ راهنمای سازمان دربارهٔ این موضوع چه می‌گوید؟
معمولاً پاسخ جایی وجود دارد؛ در راهنمای محصول، مستندات سازمان یا اطلاعاتی که کاربر به آن‌ها دسترسی دارد. مسئله این است که برای پیدا کردن پاسخ، کاربر مجبور می‌شود از کاری که در حال انجام آن است فاصله بگیرد.
طا، دستیار هوشمند Biz، برای کم کردن همین فاصله ساخته شده است.
دستیار هوشمند در همان جایی که کار می‌کنید
هدف طا این نیست که یک ابزار جدا در کنار Biz باشد. طا در فضای کاری در دسترس است تا کاربر بتواند هنگام انجام کار سؤالش را مطرح کند و برای پیدا کردن اطلاعات یا مسیر مناسب راهنمایی بگیرد.
در نتیجه، استفاده از دستیار هوشمند به یک فعالیت جداگانه تبدیل نمی‌شود؛ می‌تواند بخشی از تجربهٔ روزمرهٔ کار با Biz باشد.
وقتی نمی‌دانید یک کار را در Biz چطور انجام دهید
هر نرم‌افزار سازمانی با گسترش امکانات، بخش‌ها و تنظیمات بیشتری پیدا می‌کند. برای کاربران قدیمی ممکن است مسیرها آشنا باشند، اما کاربر جدید یا فردی که کمتر با یک قابلیت خاص کار می‌کند همیشه نمی‌داند باید از کجا شروع کند.
طا می‌تواند برای چنین سؤال‌هایی از راهنمای محصول استفاده کند. به‌جای جستجو میان صفحات مختلف، کاربر سؤالش را به زبان معمولی مطرح می‌کند و برای پیدا کردن مسیر مناسب راهنمایی می‌گیرد.
این راهنمایی می‌تواند دربارهٔ موضوعاتی مانند:
- گردش‌کارها و فرایندهای سازمانی
- پروژه‌ها و پروفایل‌ها
- وظایف و فعالیت‌های روزمره
- گزارش‌ها و مسیر استفاده از امکانات
- سایر بخش‌هایی که راهنمای محصول برای آن‌ها در اختیار طا قرار گرفته است
باشد.
فقط راهنمای Biz نیست؛ دانش سازمان هم اهمیت دارد
بخشی از سؤال‌های روزمره اصلاً دربارهٔ نحوهٔ استفاده از نرم‌افزار نیست. کاربر ممکن است بخواهد بداند یک فرایند داخلی چگونه انجام می‌شود، دستورالعمل سازمان دربارهٔ موضوعی چیست یا در اسناد داخلی چه اطلاعاتی وجود دارد.
اگر دانش و اسناد سازمان برای استفاده در طا در دسترس قرار گرفته باشند و کاربر نیز مجاز به استفاده از آن اطلاعات باشد، طا می‌تواند هنگام پاسخ‌گویی به همان منابع تکیه کند.
پاسخ باید به منبع مجاز متکی باشد، نه حدس
در محیط کاری، یک پاسخ ظاهراً قانع‌کننده همیشه پاسخ مناسبی نیست. اگر دربارهٔ یک قابلیت Biz سؤال می‌شود، پاسخ باید با رفتار واقعی محصول سازگار باشد. اگر سؤال دربارهٔ اطلاعات سازمان است، پاسخ باید به منابعی متکی باشد که برای آن کاربر مجاز هستند.
اگر اطلاعات کافی در منابع مجاز وجود نداشته باشد، دستیار نباید صرفاً برای کامل به نظر رسیدن پاسخ، اطلاعات سازمانی را حدس بزند. گاهی پاسخ درست این است که اطلاعات کافی برای پاسخ مطمئن وجود ندارد.
دستیار هوشمند نباید راهی برای دور زدن دسترسی‌ها باشد
وجود یک رابط گفت‌وگویی نباید قواعد دسترسی سازمان را تغییر دهد. اگر کاربر اجازهٔ مشاهدهٔ یک منبع یا اطلاعات خاصی را ندارد، پرسیدن همان موضوع از یک دستیار هوشمند نباید راه دیگری برای رسیدن به آن اطلاعات ایجاد کند.
طا برای کار در محدودهٔ منابع و دسترسی‌های مجاز طراحی شده است. فعال بودن طا برای یک سازمان و امکان استفادهٔ یک کاربر از آن نیز در فضای کاری کنترل می‌شود.
سؤال را به زبان معمولی مطرح کنید
یکی از مزیت‌های رابط گفت‌وگویی این است که کاربر لازم نیست ساختار اطلاعات یا محل دقیق آن را از قبل بداند. به‌جای پیدا کردن نام یک منو، مسیر یک تنظیم یا سند خاص، می‌تواند مسئله‌اش را همان‌طور که از یک همکار می‌پرسد مطرح کند.
این موضوع به‌خصوص برای قابلیت‌هایی که کمتر استفاده می‌شوند یا برای اعضای جدید تیم مفید است؛ جایی که دانستن اصطلاح دقیق محصول نباید پیش‌شرط پیدا کردن پاسخ باشد.
دانش سازمان زمانی مفید است که بتوان به آن رسید
سازمان‌ها معمولاً اطلاعات زیادی تولید می‌کنند: دستورالعمل‌ها، رویه‌ها، راهنماها و اسنادی که در طول زمان جمع شده‌اند. اما وجود یک سند به این معنا نیست که اطلاعات آن واقعاً در لحظهٔ نیاز در دسترس افراد قرار دارد.
یک دستیار سازمانی می‌تواند فاصلهٔ میان سؤال کاربر و دانش موجود را کمتر کند. طا تلاش می‌کند همین نقش را در Biz داشته باشد: کمک کند اطلاعات مجاز و مرتبط، در زمانی که کاربر به آن نیاز دارد، راحت‌تر قابل استفاده باشند.
طا تصمیم‌گیر سازمان نیست
دستیار هوشمند می‌تواند اطلاعات را پیدا کند، توضیح دهد و برای استفاده از Biz راهنمایی ارائه کند؛ اما این به معنای جایگزینی تصمیم‌های سازمانی نیست.
گردش‌کار همچنان در ماژول گردش‌کار اجرا می‌شود، وظایف در بخش مربوط به خود مدیریت می‌شوند و گزارش‌ها در مرکز گزارش‌ها ساخته و مشاهده می‌شوند. نقش طا این است که فهمیدن و پیدا کردن مسیر را ساده‌تر کند.
فاصلهٔ میان سؤال و ادامهٔ کار را کمتر کنید
وقتی جستجو برای راهنما بارها برای افراد مختلف یک تیم تکرار شود، زمان قابل توجهی صرف پیدا کردن اطلاعات، پرسیدن سؤال‌های تکراری و جابه‌جایی میان منابع مختلف خواهد شد.
طا در Biz با هدف کاهش همین اصطکاک در کنار فضای کاری قرار گرفته است: سؤال را همان‌جا که ایجاد می‌شود مطرح کنید، از راهنما و دانش مجاز موجود کمک بگیرید و سریع‌تر به کاری که در حال انجام آن بودید برگردید.
برای آشنایی بیشتر با طا، نحوهٔ استفاده و محدودهٔ پاسخ‌گویی آن، صفحهٔ معرفی طا در Biz را ببینید.