بخش زیادی از اطلاعاتی که برای تصمیم‌گیری در یک سازمان لازم است، از قبل در جریان کار روزانه تولید می‌شود. وظایف ثبت می‌شوند، پروژه‌ها جلو می‌روند، تماس‌ها انجام می‌شوند، اطلاعات مشتریان و مخاطبین تغییر می‌کند و فرایندهای مختلف سازمان رکوردهای جدیدی ایجاد می‌کنند.
مشکل معمولاً کمبود داده نیست. مشکل این است که وقتی می‌خواهیم از این داده‌ها به یک سؤال مشخص پاسخ بدهیم، اطلاعات موردنیاز در میان تعداد زیادی رکورد پراکنده است.
چند کار هنوز باز مانده است؟ وضعیت پروژه‌ها چگونه است؟ فعالیت‌ها بین اعضای تیم چگونه توزیع شده‌اند؟ در یک فرایند مشخص، رکوردها بیشتر در کدام مرحله قرار دارند؟ روند یک شاخص در طول زمان چگونه تغییر کرده است؟
برای پاسخ دادن به چنین سؤال‌هایی، دیدن تک‌تک رکوردها کافی نیست. داده باید بتواند به یک تصویر قابل فهم تبدیل شود.
اینجاست که مرکز گزارش‌های Biz وارد کار می‌شود.
گزارش سازمانی فقط خروجی گرفتن از داده‌ها نیست
گزارش زمانی ارزشمند است که برای یک سؤال واقعی ساخته شده باشد. گاهی پاسخ مناسب یک جدول از رکوردهاست، گاهی فقط یک عدد اهمیت دارد و در موقعیتی دیگر مقایسهٔ چند گروه یا مشاهدهٔ یک روند در طول زمان تصویر روشن‌تری ایجاد می‌کند.
به همین دلیل گزارش‌گیری نباید محدود به چند گزارش ثابت و از پیش ساخته‌شده باشد. تیم‌های مختلف سؤال‌های متفاوتی دارند و حتی یک مدیر ممکن است امروز به گزارشی نیاز داشته باشد که هنگام طراحی نرم‌افزار قابل پیش‌بینی نبوده است.
مرکز گزارش‌ها در Biz برای همین مسئله ساخته شده است: ساخت گزارش بر اساس داده‌هایی که از قبل در فضای کاری وجود دارند، بدون نیاز به تغییر رکوردهای اصلی.
از چه اطلاعاتی می‌توان گزارش ساخت؟
در نسخهٔ فعلی مرکز گزارش‌ها، هر گزارش روی یکی از منابع دادهٔ پشتیبانی‌شده ساخته می‌شود:
- وظایف
- پروژه‌ها
- پروفایل‌ها
- تماس‌ها
- مخاطبین
- رکوردهای یک گردش‌کار مشخص
در مورد گردش‌کار، ابتدا فرایند موردنظر مشخص می‌شود تا اطلاعات و فیلدهای همان فرایند در اختیار گزارش قرار بگیرند. این ساختار باعث می‌شود گزارش‌ها به داده‌های واقعی فضای کاری متصل بمانند، بدون اینکه گزارش‌ساز به ابزاری برای اجرای Queryهای دلخواه روی پایگاه داده تبدیل شود.
گزارش را متناسب با سؤال خود بسازید
بعد از انتخاب منبع داده، می‌توان مشخص کرد چه اطلاعاتی در گزارش اهمیت دارند. ستون‌های موردنیاز را انتخاب کنید، داده‌ها را فیلتر کنید، آن‌ها را گروه‌بندی کنید، محاسبات لازم را مشخص کنید و ترتیب نمایش را تغییر دهید.
برای محاسبات نیز بسته به نوع داده می‌توان از شاخص‌هایی مانند تعداد، مجموع، میانگین، کمینه و بیشینه استفاده کرد. به این ترتیب یک گزارش می‌تواند از یک سؤال ساده مثل «چند رکورد داریم؟» شروع شود و به تحلیل دقیق‌تری از توزیع یا روند داده‌ها برسد.
یک گزارش، چند شکل برای دیدن اطلاعات
همهٔ داده‌ها با یک نوع نمایش قابل فهم نیستند. جدول زمانی مناسب است که جزئیات رکوردها اهمیت داشته باشد. یک شاخص عددی می‌تواند برای نمایش یک مقدار کلیدی مناسب‌تر باشد. نمودار میله‌ای برای مقایسهٔ گروه‌ها کاربرد دارد و نمودار خطی می‌تواند تغییرات یک مقدار را در طول زمان روشن‌تر کند.
مرکز گزارش‌های Biz بسته به ساختار گزارش از نمایش‌هایی مانند جدول، شاخص، نمودار میله‌ای، خطی، دایره‌ای، حلقه‌ای و قیفی پشتیبانی می‌کند. هدف این نیست که صرفاً نمودار بیشتری ساخته شود؛ هدف این است که داده به شکلی نمایش داده شود که پاسخ سؤال سریع‌تر دیده شود.
گزارش را یک‌بار تعریف کنید، دوباره استفاده کنید
بسیاری از گزارش‌های سازمانی تکرارشونده‌اند. ممکن است مدیر تیم مرتباً بخواهد وضعیت فعالیت‌ها را بررسی کند یا مسئول یک فرایند هر چند روز یک‌بار بخواهد توزیع رکوردها بین مراحل مختلف را ببیند.
در Biz لازم نیست چنین گزارشی هر بار از ابتدا ساخته شود. تعریف گزارش ذخیره می‌شود و بعداً می‌توان دوباره آن را اجرا کرد. Biz نتیجهٔ قدیمی گزارش را به‌عنوان یک تصویر ثابت ذخیره نمی‌کند؛ ساختار گزارش ذخیره می‌شود و هنگام مشاهده، نتیجه بر اساس داده‌های فعلی دوباره محاسبه می‌شود.
گزارش‌گیری نباید مجوزهای اطلاعاتی را دور بزند
گزارش ممکن است اطلاعات زیادی را کنار هم قرار دهد، اما نباید راه تازه‌ای برای دسترسی به داده‌ای ایجاد کند که کاربر در حالت عادی اجازهٔ مشاهدهٔ آن را ندارد.
هر منبع داده قواعد دسترسی خودش را حفظ می‌کند و این محدودیت‌ها قبل از فیلترهای گزارش اعمال می‌شوند. گزارش می‌تواند داده‌های قابل مشاهده را محدودتر کند، اما نمی‌تواند محدودهٔ دسترسی کاربر را گسترده‌تر کند.
از رکوردهای پراکنده تا تصویر مدیریتی
دیدن هر رکورد برای انجام کار روزانه لازم است، اما برای مدیریت یک مجموعه بزرگ‌تر سؤال متفاوتی مطرح می‌شود: در مجموع چه اتفاقی در حال رخ دادن است؟
مرکز گزارش‌ها لایه‌ای بالاتر از رکوردهای عملیاتی ایجاد می‌کند تا بتوان از اطلاعات روزمره برای مشاهدهٔ الگوها، مقایسهٔ وضعیت‌ها و تصمیم‌گیری استفاده کرد؛ همیشه در محدودهٔ اطلاعاتی که کاربر مجاز به مشاهدهٔ آن است.
گزارش‌گیری در همان فضایی که کار انجام می‌شود
یکی از اهداف اصلی مرکز گزارش‌ها این است که برای تحلیل اطلاعات روزمره مجبور نباشید داده‌ها را دائماً از Biz خارج کنید و در ابزار دیگری دوباره کنار هم قرار دهید.
وقتی داده، فرایند و گزارش در یک محیط قرار داشته باشند، فاصلهٔ میان انجام کار و دیدن وضعیت کار کمتر می‌شود. اطلاعات در پروژه‌ها، وظایف، پروفایل‌ها، تماس‌ها و گردش‌کارها شکل می‌گیرند و مرکز گزارش‌ها کمک می‌کند همین اطلاعات از زاویه‌ای دیگر دیده شوند.
داده وقتی ارزشمندتر می‌شود که بتوان از آن سؤال پرسید
ثبت اطلاعات اولین قدم است. ارزش واقعی زمانی ایجاد می‌شود که بتوان از اطلاعات ثبت‌شده پرسید: چه چیزی در حال رخ دادن است؟ چه چیزی تغییر کرده؟ کجا نیاز به توجه بیشتری داریم؟ و وضعیت کلی کار چگونه است؟
مرکز گزارش‌های Biz برای نزدیک‌تر کردن داده‌های عملیاتی به همین سؤال‌های مدیریتی ساخته شده است.
برای آشنایی بیشتر با منابع داده، گزارش‌ساز، فیلترها، محاسبات و انواع نمایش، صفحهٔ مرکز گزارش‌های Biz را ببینید.